Определите сроки и обязанности по организации праздника

Составьте календарный план подготовительных работ

Как показывает практика, составлять план мероприятий по организации нужно хотя бы за два месяца до праздника, а если мероприятие предполагает концертную программу, то и за три.

Продумайте каждый пункт. Четко пропишите, что вам нужно для его реализации, и везде укажите сроки.

Сформируйте рабочую группу

При расчете задействованных в организации праздника людей исходите из того, что должно быть 5–6 инициативных сотрудников на 150 приглашенных на праздник (не считая ведущих и аниматоров). Выбирайте не методом принуждения, а из числа энтузиастов – так больше шансов, что они сделают все вовремя и с душой.

Правильно распределите обязанности

Каждому участнику рабочей группы дайте задание в соответствии с его квалификацией. К примеру, написание сценария и плана мероприятия поручите сотрудникам PR-отдела, техническое обеспечение – системному администратору, закупки продуктов, подарков и реквизита – представителям административно-хозяйственного отдела и пр.

Эффективно рассчитайте бюджет

Сформируйте основные статьи расхода

Ни один праздник не может обойтись без угощения. Поэтому еда и напитки – это безоговорочные статьи расхода. Угощение должно быть хорошего качества, и его должно быть столько, чтобы никто не ушел голодным и разочарованным.

Подумайте, на чем можно сэкономить

Аренда помещения является одним из самых затратных пунктов, и при скромном бюджете праздник можно устроить в помещениях офиса. А в теплое время года уместно подумать о выезде на природу.

Артисты и аниматоры тоже стоят недешево. Развлечения и концертную программу можно организовать своими собственными силами.

Позаботьтесь о развлекательной части вечера

Обозначьте приоритеты

Новый год предполагает наличие Деда Мороза и Снегурочки, 8 Марта – чествование женщин, а 23 Февраля – поздравление от женского коллектива мужскому. Не нужно пренебрегать этими условностями.

Тематика профиля компании должна обязательно присутствовать в том или ином виде: оформление помещения, шутливые название блюд, торт с символикой и пр.

Во многих сплоченных и дружных компаниях есть многолетние традиции общих увлечений: футбольные команды, поездки в заграничные туры, маршруты выходного дня и т.д. В сценарий праздника нужно обязательно включить фото- и видеосъемку, слайды – любые напоминания о ярких совместных моментах сотрудников компании.

Утвердите творческую рабочую группу

Если бюджет позволяет, проще нанять исполнителей, которые в соответствии с пожеланиями сделают все «под ключ», начиная от сценария праздника и заканчивая поиском и согласованием нужных артистов, ведущего, диджея, необходимой аппаратуры и пр.

Если бюджет ограничен, напишите сценарий своими силами и максимально задействуйте творческий потенциал сотрудников коллектива. Заранее выберите троих главных людей: ведущего, того, кто будет отвечать за музыкальное сопровождение, и того, кто будет следить за тем, чтобы техника исправно работала (микрофоны, проектор и т.п.).

Продумайте дресс-код

В зависимости от пожеланий коллектива можно выбрать несколько самых беспроигрышных вариантов.

Так называемый вечерний дресс-код – это самый универсальный вариант, предусматривающий праздничную форму одежды и исключающий джинсы, спортивные костюмы, кроссовки, кеды, спортивные сандалии и т.п.

Игровой дресс-код предполагает требования к определенным деталям одежды. К примеру, все приходят с элементами клоунского костюма, или наклеивают усы, или надевают парики и т.п.

Карнавальный дресс-код предусматривает наличие маскарадного костюма и яркого образа.

И, конечно же, если вы отмечаете праздник на природе около костра, то форма одежды должна быть удобной и свободной.

Правильно выберите место

Если вы все же намерены арендовать помещение для праздника, нужно учесть несколько важных обстоятельств.

Вместительность

Помещение для праздника можно условно сравнить с одеждой: оно должно быть по размеру. В слишком маленьком будет тесно и душно, а в слишком большом все разбредутся по разным углам.

Конструктивные особенности

Выбирайте помещение, которое можно условно поделить на зону для еды и зону для танцев. Избегайте вариантов, где эти зоны разделены между собой стеной или перегородкой.

Если праздник проходит летом и вы хотите снять открытую площадку, она обязательно должна быть дополнена местом, где можно укрыться в случае дождя.

Месторасположение

Выбирая место, в первую очередь подумайте о том, насколько удобно до него добираться, в том числе и общественным транспортом. Учитывая, что предстоит употребление спиртных напитков, большинство сотрудников приедут не на своей машине, поэтому оно должно быть расположено не на отшибе.

Если вы все же решили снять базу отдыха или провести мероприятие на природе, сразу продумайте возможность аренды микроавтобуса, который организованно привезет и увезет сотрудников к местам остановок городского транспорта.

Не допускайте распространенных ошибок

Неправильная рассадка

В большинстве случаев лучше вообще обойтись без рассадки – это дает большую свободу общения и передвижения участникам праздника, способствует наибольшему сплочению коллектива. Если же все-таки без рассадки не обойтись, учитывайте возрастные и коммуникационные особенности. Старайтесь, чтобы за одним столом оказалось поровну мужчин и женщин примерно одинакового возраста.

Слишком затянутая официальная часть

Самая распространенная ошибка, которая погубила не одни корпоратив. Официальная часть должна быть короткой, яркой и веселой. Если это речь руководителя, то нужно включить в нее несколько шуток и личных забавных и интересных историй. Если это награждение, стоит обойтись без длинных, нудных речей и попросить об этом всех участников церемонии. Лучше сразу определить для каждого минимальный лимит времени.

Отсутствие выбора интенсивности отдыха

Очень часто развлекательная часть рассчитана только на какую-то одну определенную группу людей: активных, выпивающих, танцующих. При этом остаются не у дел люди преклонного возраста или те, кто не любит активный отдых. Нужно, чтобы была альтернатива: зона для спокойного отдыха и разговоров.