Грамотно заполняйте поле «Персональное имя»

Персональное имя  – произвольная строка, присоединяемая к сообщению программой электронной почты (мейлером) в качестве текстового комментария.

Всегда пишите  свое имя (если позволяет ваша система).

Имя, в отличие от адреса e-mail, позволяет четко идентифицировать отправителя.

Используйте свое настоящее имя.

Имена типа «Директор» или «Незабудка» мешают определить автора письма и недопустимы в деловом общении.

Указывайте тему письма (Subject)

Давайте названия (темы) своим письмам. Большинство программ электронной почты позволяют присваивать почтовым сообщениям названия, они помогают пользователю ориентироваться при просмотре почты.

Избегайте ничего не выражающих названий. Например, отправляя письмо компании «Соки и воды», не следует называть письмо «Соки и воды» – это равнозначно тому, что вы вообще ничего не написали в теме письма.

Если в течение переписки вам необходимо поменять тему разговора, не забудьте также изменить название темы в письме. Точный заголовок помогает верно определить тему беседы, поэтому если вы меняете тему, оставляя заголовок прежним, вы можете создать неудобство получателю и привести его в замешательство.

Соблюдайте принятые нормы размера, содержания и формата письма

Следите за тем, чтобы размер электронного письма был доступен для прочтения в пределах одного экрана (на компьютере). Если вам необходимо переслать объемную информацию, составьте краткий сопроводительный текст в теле письма, а саму информацию прикрепите во вложении. Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200–500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Желательно не пересылать больших вложений в письмах. Передавайте большие тексты (фото или звук) через ftp-серверы или через веб-интерфейс. Старайтесь, чтобы размер письма соответствовал стилю беседы.

Если письмо является ответом на вопрос, он должен быть кратким и четким по сути.

Не используйте заглавные буквы в теле письма – письмо становится тяжелым для прочтения. Вы можете использовать заглавные буквы как краткое выделение для усиления акцента на чем-либо.

Используйте  удобный и хорошо читаемый шрифт, не экспериментируйте  с цветами. В деловой переписке принято использовать черный или темно-синий цвет.

Если вы начинаете новую мысль в письме – используйте пропуски (пустые строки) или многоточие. Избегайте слишком длинных и тяжеловесных предложений.

Не допускайте грамматических ошибок. Если письмо изобилует грамматическими ошибками и опечатками, адресату будет сложно его читать – постоянно будет возникать желание их исправить, что очень раздражает любого грамотного человека. Перед оправкой письма обязательно перечитайте его. Помните, что достойные мысли заслуживают достойного их изложения.

Не пишите письма под влиянием эмоций. Письма, написанные в момент эмоциональных воздействий (злоба, раздражение, недовольство) ухудшают ситуацию и могут не лучшим образом повлиять на отношения с адресатом. Перед тем как начать выражать свои эмоции в письме, дайте себе время успокоиться и подумать. Пройдитесь, выпейте чашечку кофе, а затем вернитесь к письму.

Убедитесь, что почтовая программа адресата обладает такими же возможностями, как и ваша (поддерживает различные параметры оформления текста – жирный шрифт, курсив и т.д.). Совпадение возможностей мейлеров дает возможность увидеть акценты, сделанные в письме.

Старайтесь, чтобы ответы на письма были понятными и лаконичными

Цитируйте в вашем послании отрывки письма, на которое отвечаете. Помните, что адресат может забыть содержание предыдущего письма (особенно если он ведет активную переписку). Включайте фрагменты оригинального текста в ваш ответ, это поможет адресату легче понять, о чем идет речь.

Однако старайтесь, чтобы ваши ответы не слишком изобиловали цитатами предыдущих посланий. Адресату не будет приятно получить обратно собственное письмо на нескольких страницах как цитату с небольшой припиской в виде комментария «я согласен» в конце.

Отделяйте текст вашего послания от текста цитаты – это облегчит прочтение вашего ответа. Как правило, для этих целей используется знак «>».

Если вы получили письмо в веерной рассылке, не стоит при ответе на него включать в копию каждого из адресатов. Отправьте ответ непосредственно автору.

Оформите свою подпись максимально информативно, но не переусердствуйте

Подпись – небольшой текстовый отрывок в конце сообщения, содержащий контактную информацию об отправителе

При отправке сообщения всегда используйте подпись. Подпись идентифицирует отправителя и содержит данные об альтернативных способах связи с ним (телефон, факс, адрес электронной почты, ICQ). Делайте свою подпись краткой. Вполне достаточно 5–6 строчек. Количество символов в строке должно быть не более 70. Слишком длинные подписи загружают каналы связи.

Будьте аккуратны с тэглайнами

Тэглайн - часть подписи под электронным письмом, содержащая изречение, цитату, анекдот и тому подобные фразы.

Некоторые почтовые программы методом случайного выбора помещают в подпись одну текстовую строку из обширного файла, содержащего различные изречения, цитаты, максимы и т. п., и делают ее одним из элементов подписи. Если ваш мейлер настроен на использование тэглайна, старайтесь, чтобы они были краткими и нейтральными. Избегайте выражений, которые могут послужить причиной конфликта на религиозной, расовой, политической или сексуальной основе. Не используйте понятные только вам и небольшому кругу лиц замечания. Узконаправленные тэглайны не будут понятны пользователям других городов, стран или культурных сообществ.

Соблюдайте в переписке простые правила вежливости

Не забывайте говорить «пожалуйста» и «спасибо».

Если вы вежливы в реальной жизни, не забывайте о своих принципах и в электронной переписке.

Умейте ждать. Не рассчитывайте на немедленный ответ. Если в течение десяти минут вы не получили ответа на свое письмо, это не означает, что адресат вас игнорирует.

Не помещайте личную информацию (как вашу, так и информацию адресата) в электронное письмо. Если письмо деликатного свойства попадет не в те руки, пострадаете и вы, и адресат. Помните, что не существует надежной почтовой системы.

Подкрепляйте свое письмо максимумом информации по теме (особенно если рассчитываете на квалифицированный ответ). Прикрепляйте вложения с графиками, отчетами, перепиской, скриншотами. Предоставление детальной информации позволит адресату сэкономить время и силы на ее поиск, к тому же это признак хорошего тона и уважения по отношению к адресату.

Прощайте другим их ошибки. Если адресат допускает ошибку (опечатку в слове, неуместный вопрос или неоправданно длинный ответ), будьте снисходительны. Даже если очень хочется ответить, хорошо подумайте.

Воздерживайтесь (как и в реальной жизни) от поучений, непрошеных советов, передергиваний в разговоре, домысливаний. Если ваша информация неблагоприятна для адресата, используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление:

• «К сожалению, мы не можем принять ваши условия…»
• «К сожалению, обстоятельства... не позволяют нам…»
• «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности...»

Благодарите адресата. Выражайте признательность «за своевременный ответ», «внесенное предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество». Для создания приятной атмосферы общения не стесняйтесь демонстрировать чувства:

• Выражайте радость: «С удовольствием приглашаю вас принять участие в...».
• Выражайте уверенность: «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для...».
• Выражайте признательность: «Имею честь пригласить вас...», «Мы были бы рады видеть вас на...»

Завершая письмо, используйте конструктивные, лаконичные фразы:

• «Заранее благодарим»
• «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения»
• «С интересом ждем от вас новых предложений»
• «Всегда рады оказать вам услугу»

Уместно используйте смайлики. Помните, что в деловой переписке смайлики недопустимы. Используйте смайлики в исключительных случаях – когда с адресатом вас связывают длительные, надежные и проверенные взаимоотношения.

Не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позднее чем через 24 часа после его получения. Если у вас действительно нет времени, сошлитесь на реальные обстоятельства и предложите обсудить вопрос через несколько дней. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, объясните причины задержки.

 Если вы не отвечали, будучи в отпуске или на больничном, извинитесь, кратко объяснив причину молчания. Если вы собираетесь в отпуск, настройте автоответчик (отбивку), в котором будет содержаться информация о длительности вашего отсутствия и дне вашего возвращения.

Перед отправкой проверьте письмо на предмет грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Не используйте в деловой переписке настройку уведомления о получении. Даже если вы очень волнуетесь, дошло письмо до адресата или нет, запрос уведомления о прочтении является признаком неуважения и недоверия к партнеру. После отправки письма просто позвоните адресату и уточните, дошло ваше письмо или нет. Также для подтверждения вы можете использовать фразу «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам» (пишется после текста основного письма, перед электронной подписью).

Обязательно отвечайте на письма с испорченной кодировкой. К ответу присоедините вложение с пояснениями, чтобы ваш адресат сумел его прочесть.

Обязательно отвечайте на письма, содержащие вложение. Подтвердите, что вложение дошло и открылось.

Если вы первым начали электронный диалог, вы должны первым его закончить.

Если вы не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней,  это демонстрирует отказ от общения. При желании сохранить деловые отношения позвоните или напишите повторное письмо корреспонденту через 2–3 дня после отправки электронного письма. Попросите уточнить, дошла ли до него информация.