Что приводит к появлению завалов на столе

• Объем поступающих на обработку документов больше того объема, который вы физически можете обработать.
• Вы не систематизировали процесс обработки и хранения документов.
• Вы не можете правильно расставлять приоритеты и в итоге постоянно откладываете на потом некоторые участки работы (выражающиеся в бумажном эквиваленте).
• Вам не хватает решительности выбрасывать документы. Вам кажется, что настанет момент, когда та или иная бумага понадобится. В итоге «мусор» хранится вместе с важными материалами и создает завал.
• Вы находите предлоги (часто это элементарная нехватка времени), чтобы не навести порядок на рабочем столе и не разобраться с бумажными завалами на нем.

Что нужно сделать, чтобы рабочий стол оставался в порядке

• Установите в рабочем расписании регулярное время для работы с документами, поступившими к вам в бумажном виде. Возьмите за правило начинать рабочий день (допустим, утро среды) с обработки документов, накопившихся к этому дню. Документы, требующие хранения, помещайте в специальную папку.
• Систематизируйте процесс хранения документов. На полке или в файловом кабинете создайте систему из подписанных нужным образом папок и файлов.
• Приучите себя сортировать входящую корреспонденцию.

Документы для срочного просмотра оставляйте на столе.

Документы важные, но не срочные складывайте в папки.

Спам в виде рекламных буклетов, не относящихся к сфере вашей деятельности, выбрасывайте в корзину для бумаг.

• Материалы, собранные во время посещения специализированных выставок, форумов, семинаров, сортируйте сразу же по возвращении в офис. Буклеты, проспекты, каталоги, которые потенциально могут вам пригодиться в работе, расставьте на специально отведенной для подобных материалов полке в офисе. Все, что не понадобится и неинтересно, – выбрасывайте.
• Сортируйте журналы и газеты по степени их информационной значимости. Оставляйте прессу с полезной долей материала выше 50%. Журналы и газеты, где ценность представляют 1-2 статьи, выбрасывайте в корзину для бумаг. Если статья крайне важна, заведите папку для подшивок прессы и храните такие статьи в ней.
• Установите для прочитанных журналов и газет конечный срок хранения. По истечении срока хранения смело выбрасывайте.

Расположите документы по степени их важности: важные и требующие неотлагательной обработки держите под рукой на столе, менее значимые – в папках и ящиках.

Не храните вместе бумаги для чтения и бумаги, находящиеся в рабочем процессе.

Складывайте документы для прочтения сразу в портфель, чтобы прочитать их по дороге домой или уже дома.

Бумаги, неприоритетные по важности и срочности обработки и требующие времени, складывайте в отдельную папку на рабочем столе.

Поставьте себе напоминание (в почтовой системе или в мобильном телефоне) о том, что к рассмотрению этих бумаг нужно вернуться в определенный день.

В указанный день проверьте эти документы – возможно, как раз сейчас они перешли в статус «Срочно к исполнению».