Разделите дела на важные и срочные

Важные дела

Разбив все свои дела на разные группы, рассмотрите их по очереди. Каждую группу соотнесите с изначальной целью (повышением удовлетворенности клиентов, увеличением прибыли и т.п.). Ответьте себе на вопрос, повлияет ли выполнение какого-либо задания на достижение вашей цели? В соответствии с полученным ответом пометьте группу заданий литерами А, Б или В. Под буквой А подразумеваются дела, имеющие большое значение для достижения поставленной цели. Буквой В помечаются дела, слабо связанные с основной целью.

Чтобы упростить себе задачу определения важности, просто подумайте, что будет, если вы не станете выполнять какую-либо задачу? Ухудшение имиджа фирмы, рост издержек и уменьшение прибыли является свидетельством того, что данную группу задач необходимо пометить литерой А.

Отметим, что все дела, входящие в одну группу, будут иметь одинаковый уровень значимости.

Срочные дела

К срочным вопросам относятся те, которые необходимо максимально быстро решить. Вы должны уметь отделять срочные дела от важных.

Группы срочных заданий выделите особо. При этом вы должны быть максимально объективны, в противном случае есть риск выполнить в первую очередь маловажные задачи, а рабочий стол окажется погребенным под грудой важных и срочных дел.

Способы выполнения поставленных задач

• С любой поставленной задачей можно поступить только четырьмя способами. Например, можно им просто пренебречь. Если у вас есть какие-нибудь сомнения по поводу необходимости выполнения дела в срочном порядке, не делайте его. Вероятнее всего, это не повлечет за собой никаких негативных последствий. Старайтесь с первого взгляда узнавать электронные послания, дела и служебные записки, к которым можно отнестись пренебрежительно.
• Задайте себе вопрос, действительно ли существует такая необходимость заниматься данным вопросом лично? Есть вероятность, что его выполнение можно поручить кому-нибудь другому. Причем не обращая внимания на степень срочности.
• Если работу поручили именно вам, но она не относится к категории срочных, можете смело ее отложить на более поздний срок. Воспользовавшись данным способом, не стоит переносить выполнение дела на период, который обычно бывает авральным. Это по меньшей мере неразумно.
• Вот мы и подошли к тому, что большую часть дел вы перепоручили, перенесли на более поздний срок или вовсе проигнорировали. Оставшиеся поручения придется выполнять самому. Хотя благодаря предыдущим трем способам список заданий существенно сократился.

Приоритетность задачи

Не затягивайте с определением приоритетности поставленных задач. Чтобы избежать рабочих перегрузок, постарайтесь определять приоритетность задач по мере их появления. Как только заходит речь о новом направлении деятельности или о новом проекте, сразу же оценивайте их уровень значимости для достижения вашей цели.

Напомним, что по приоритетности дела можно подразделить на:

• срочные и важные;
• срочные;
• важные А;
• важные Б;
• важные В.

Если не удается сразу оценивать значимость поставленных задач, возьмите за правило заниматься этим каждый понедельник. Это позволит вам быть в курсе требующих особого внимания и ключевых задач. Также вы точно не забудете своевременно уделить внимание малозначимым, но очень срочным делам.

Метод «скрипучего колеса»

Довольно часто бывает, что при расстановке приоритетов мы ориентируемся не на свое видение вопроса, а на недовольство других сотрудников и давление начальства. Человеку свойственно поддаваться тем, кто постоянно требует или жалуется. Проблема в том, что, опираясь при расстановке приоритетов на мнения других людей, вы будете тяжело работать для удовлетворения их потребностей. На выполнение своих задач у вас попросту не будет свободного времени.