Организуйте рабочий день

Планирование – вот ключ к успеху. Когда у вас множество неотложных дел, есть вероятность, что вы будете хвататься за все сразу, не доделывать, путаться и в итоге мало что успеете. При такой сумбурной работе производительность труда минимальна, зато нервы на взводе. Не делайте распространенной ошибки, делая 100 дел одновременно, лучше сядьте и спокойно распланируйте график работ.

Разбейте задачи на этапы

Если перед вами масштабный проект, предполагающий множество этапов работы, можно легко потерять голову – не думайте о проекте целиком, а разбейте его на этапы. Составьте пошаговый план действий, определите, с чего начать и сколько примерно времени потребуется на выполнение каждого этапа, и обязательно все это запишите – каждый раз, когда вы будете путаться, взгляните на план и вспомните, что делать дальше.

Пошаговая стратегия поможет вам быстрее справиться с задачей, причем без нервов и волнений, ведь все уже расписано. Более того, когда смотришь на задачу поэтапно, поверить в ее выполнение значительно проще. Вы убедитесь, что не все так страшно, а вполне даже выполнимо.

Составьте план работы

Пришло время достать с полки ежедневник и воспользоваться им по назначению – распланировать ближайшую рабочую неделю. Это необходимо, особенно в период аврала – когда все предстоящие дела будут четко прописаны, структурированы и определены в последовательности, то и суматохи не будет. Вы будете четко видеть задачи и сможете правильно распределить свои силы на их исполнение.

Заниматься планированием лучше на свежую голову – например, утром, до начала рабочего дня, или в обеденный перерыв. Делайте это в одиночестве – советчики тут не нужны.

Сложные задачи – в первую очередь

Когда вы спланируете и разобьете на этапы все предстоящие задачи, необходимо четко расставить приоритеты – что необходимо сделать в первую очередь (это должны быть самые сложные и трудоемкие задачи), а что может подождать.

Всегда начинайте с самого сложного – иначе невыполненная задача будет висеть над головой, создавая атмосферу паники, вы будете все время помнить об этой сложной, но необходимой работе. Зато когда вы сделаете все самое сложное, мелкие дела пойдут «на ура».

При распределении приоритетов составьте три колонки: самое важное, важное и что может подождать, и распределите по ним работу.

Начиная с первой колонки, распределите работу по этапам – что вы делаете сначала, что потом. И напишите рядом с каждой задачей крайний срок ее выполнения – так будет проще ориентироваться в срочности той или иной работы. Таким образом, начиная с самого сложного и срочного, вы медленно, но верно будете продвигаться ко второй, а потом и к третьей колонке – к более простым задачам.

После того, как вы выполнили пункт – с чистой совестью зачеркните его, почувствуйте облегчение, что часть работы, самое сложное, вы уже сделали.

Попросите о помощи

Оцените свои возможности

В процессе составления плана необходимо реально подойти к проблеме и правильно оценить свои возможности – вы все-таки человек, а не машина, и выполнить все самостоятельно может быть просто не по силам. Если вы реально понимаете, что с таким объемом работы в нужный срок вам не справиться или некоторые задачи вам просто не по силам – не стесняйтесь просить о помощи.

Обратитесь к начальнику с просьбой перераспределить работу, то есть перепоручить часть ваших дел кому-то другому или дать вам помощника. Не стоит беспокоиться, что начальник подумает, что вы ленивы и безответственны, – как раз наоборот, вы волнуетесь за выполнение работы в срок и поэтому просите помощи, чтобы точно все успеть. Такой вариант намного лучше, чем потом оправдываться, почему же работа не выполнена.

Не берите чужую работу

Часто мы самостоятельно выполняем работу, которая не входит в наши профессиональные обязанности. Возможно, вас кто-то попросил или вы думаете, что сделать самостоятельно будет быстрее, чем объяснять что-то нерадивому коллеге, – однако, когда на вас и так масса работы, тратить время еще и на чужую работу или мелкие обязанности, типа распечатать документы и отнести к начальнику, – просто издевательство. Пусть каждый делает свою работу самостоятельно.

Распределите обязанности

Если у вас есть коллеги или подчиненные, которые могут сделать часть работы за вас, – не стесняйтесь и распределите работу между всеми участниками. Почему это вы должны отдуваться за всех? Пусть начальник поручил работу вам, но это не значит, что вы должны выполнить ее полностью самостоятельно. Мелкие поручения может выполнить и секретарша, а сложные вопросы можно решать совместно, с коллегами. За самовольную переработку вам никто платить не будет, и пока ваша коллега красит ногти под столом, вы будете носиться сломя голову между кабинетами – оно вам надо?

Правильное распределение обязанностей – условие успешной и плодотворной работы.

Займитесь самодисциплиной

Производительность труда во многом зависит от самодисциплины – даже если вам никто не будет мешать, можно постоянно отвлекаться на сообщения в социальных сетях или «зависать», глядя в стену. Надо научиться правильно организовывать рабочий процесс.

Не тратьте время понапрасну

Всем известно, что едва ли не половину рабочего времени уходит непонятно на что – чаек попить, покурить да поболтать, позвонить родным и близким, поставить новую аватарку, почитать новости друзей, пообщаться на форумах, выбрать себе новое платье… и еще масса приятных, но совершенно бесполезных дел. В период аврала все эти нерабочие моменты надо свести к минимуму, а лучше к нулю.

Скажите коллегам, что у вас много работы и вы не можете с ними болтать, налейте чай и поставьте рядом с компьютером, отключите звук на мобильном телефоне и не открывайте «левые» сайты – и вы удивитесь, сколько вдруг времени у вас появится.

Сохраняйте спокойствие

Какой бы завал у вас ни был – это не повод паниковать. Выигрывает всегда тот, кто может сохранить хладнокровие даже в самой критичной ситуации.

Однако сохранять внутренне спокойствие – это еще не все, надо научиться не реагировать на панику вокруг. К сожалению, далеко не все умеют держать себя в руках, и есть большая вероятность, что коллеги по работе будут ныть, что ничего не успевают, и даже начальник может нервничать и высказываться в весьма истеричном тоне.

Постарайтесь не реагировать – беспокойство начальника очевидно, ведь он больше всего рискует, ну а коллеги, возможно, просто нытики.

Потребности организма

Ходите на обед

Обеспечить себе дополнительное время за счет отказа от обеда – плохая идея. Процесс питания важен не только для вашего физического состояния, но и для мозга – без калорий вы будете чувствовать себя разбитым, обессиленным, рассеянным. К тому же урчащий живот – не лучший компаньон в работе.

Заменить полноценный обед перекусом прямо на рабочем месте – тоже не выход: фастфуд, булочки и шоколадки негативно повлияют на ваше самочувствие и за счет высокого содержания жира вызовут сонливость и упадок сил. Уделите себе 20-30 минут и поешьте полноценно, желательно с первым блюдом – таким образом, вы поддержите пищеварение, запасетесь энергией и отвлечетесь от работы. Все время сидеть, пялясь в монитор, – непродуктивная стратегия.

А вот перекуры и постоянные чаепития можно сократить – сэкономите время с пользой для фигуры и здоровья. Захотели перекусить – лучше сгрызите яблочко или полакомьтесь орешками и горьким шоколадом, чем булками и конфетами.

Здоровый сон

Конечно, в период аврала это трудно, но постарайтесь не ущемлять себя во сне. Сон – это время, когда наш организм полностью отдыхает, как физически, так и психологически, поэтому без полноценного ночного сна вы просто не сможете нормально работать. Как бы вы ни были завалены работой, уходите домой во столько, чтобы вы могли позволить себе передохнуть, поужинать и пораньше лечь спать.

Распределяя нагрузку равномерно и уделяя время сну, вы добьетесь значительно большего, чем пару дней работая на износ, до ночи, а потом отлеживаясь сутки. Организм не обманешь – он свое все равно возьмет.

Отдыхайте каждые два часа

Примерно через два часа монотонной деятельности наша концентрация падает, а вместе с ней – и эффективность трудового процесса. А если вам так 10-12 часов пахать?

Чтобы улучшить эффективность работы, устраивайте себе каждые два часа небольшой отдых – и это не значит, что нужно идти на перекур. Лучше пройдитесь по офису, попейте водички, если погода хорошая – можно выйти на улицу, хотя бы на 5 минут, этого уже будет достаточно. Сделайте зарядку, если позволяет место: повращайте плечами, головой, руками, потянитесь вверх, а потом вниз, походите. На крайний случай просто посидите спокойно и посмотрите в окно – даже такая мелочь поможет вам расслабиться.

Отдохните

Активная умственная деятельность требует полноценного отдыха. Уделяйте себе время даже в период аврала, и вы значительно лучше выдержите нагрузки и быстрее справитесь с работой.

Переключитесь

Очень важно периодически менять сферу деятельности – переключаться. Это можно делать как на работе, так и дома, в нерабочее время. На работе, когда вы почувствуете, что достигли предела, бросьте дела и послушайте музыку, пройдитесь по коридору, посмотрите короткометражный мультик, почитайте журнал – все, что угодно, лишь бы вы могли хоть на несколько минут отключиться.

В нерабочее время, дома, постарайтесь не думать о работе – оставьте ее за порогом. Проведите время с семьей, посмотрите интересный фильм, сходите на прогулку, займитесь любимым хобби – забудьте о куче дел, которые вам предстоит выполнить. И не надо часами рассказывать близким, что у вас там происходит, – и родных утомляете, и сами не отдыхаете. Дома – не слова о работе! По крайней мере, пока у вас ее так много – вот сделаете и расскажите о своих успехах.

Расслабьтесь

Существует несколько способов расслабиться и привести мысли в порядок:

• Контролируйте дыхание. Попробуйте дышать медленно и глубоко, с акцентом на выдох через нос, почувствуйте, как ваши легкие раскрываются. Закройте глаза, положите руки на нижние края ребер – вы должны полностью сосредоточиться на дыхании.
• Включите воду. Пару минут посмотрите на чистую, спокойно льющуюся воду, а потом подставьте руки под теплый поток.
• Сделайте себе массаж – разомните шею, плечи, помассируйте голову, виски. Массаж расслабит мышцы, которые часто перенапрягаются в результате стресса, и вы почувствуете себя значительно легче.
• Разомните спину. Мышцы спины – каркас нашего организма, от которого во многом зависит наше самочувствие. Попробуйте размять спину, повращайте туловищем по кругу, наклонитесь в разные стороны, а потом вниз, к ногам, потянитесь от затылка вверх, почувствуйте вытяжение позвоночника. Если позволяет место, опуститесь на пол, на спину, прижмите колени к груди с помощью рук и начинайте медленно раскачиваться из стороны в сторону, а потом вперед-назад. Это отличный массаж для позвоночника.