Ознакомьтесь с преимуществами электронной документации

Увеличьте скорость документооборота

В числе самых основных достоинств электронного документооборота - высокая скорость получения документации и обработки информации. Благодаря возможности обмениваться юридически значимыми первичными документами в электронном виде, возникающими при осуществлении контрагентских отношений (счета, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.) товарно-денежные отношения значительно ускоряются и упрощаются.

Уменьшите затраты на хранение архивов

Организации хранят годами и десятилетиями кипы бумаг и тысячи папок с документами. Тонны макулатуры занимают шкафы, стеллажи и даже целые помещения. Причем, чтобы своевременно найти нужный документ, на работу нанимаются специально обученные люди. Ведение электронной документации сводит все это к минимуму. Отсюда - уменьшение затрат на хранение (содержание дополнительных помещений и персонала) и гарантированная сохранность документов, не говоря уже о легкости поиска нужного документа.

Оптимизируйте процесс

Использование компьютерных технологий позволяет экономить и время, и деньги. Благодаря электронному документообороту и бухгалтерским программам, можно добиться значительного сокращения ручного труда и снижения почтовых издержек. Сравните: сегодня стоимость процессинга одного бумажного документа (при учете всех прямых и косвенных затрат) составляет от 30-ти до 120 рублей. При этом средняя цена одной транзакции через e-invoicing - около 15 руб.

Оцените контроль и прозрачность

Ведение электронной документации делает процесс документооборота абсолютно прозрачным. Для руководителя это просто подарок. Он может, не вставая с директорского кресла, отследить - на каком этапе проект, где находится платежка, оплачена она или нет, своевременно ли отправлена контрагенту и т.д. Все это позволяет оперативно решать производственные вопросы, своевременно принимать решения и корректировать действия подчиненных.

Будьте оперативны

Быстрое и даже мгновенное взаимодействие с контрагентами и заказчиками самым положительным образом сказывается на имидже компании. Электронная документация (планшетник или компьютер всегда под рукой) позволяет держать руку на пульсе даже в том случае, если вы находитесь за пределами страны.

Обеспечьте продуктивность

Всем знакомая ситуация: документ на подписи у зама, зам - на важной встрече и будет только завтра к обеду. Все. Дело встало. С электронными документами этого не случится. В результате повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.

Облегчите взаимоотношения с государственными органами

Все контакты с государственными органами – головная боль и нервотрепка для любой компании или предпринимателя. В первую очередь потому, что необходимо собрать огромную кипу бумажек, часто дублирующих друг друга. Обычно персонал фирмы бросает все силы на то, чтобы перерыть архивы и найти нужные документы, отксерокопировать их и снова подписать у руководителей различных уровней. Так вот: система электронного документооборота позволяет отправлять отчеты в государственные органы в электронном виде без отправки бумажного носителя. Все гениальное просто!

Работайте с иностранными партнерами

Электронный документооборот – это безграничные перспективы. В первую очередь, в работе с иностранными партнерами. Западные компании уже давно отложили все бумажки в сторону и сели за компьютеры. Вести документацию в электронном виде – все равно, что говорить с ними на одном языке. Это реальный шанс стать полноправным членом международного бизнес-сообщества.

Берегите природу

Сторонники движения "Гринпис", да и все человечество скажет вам спасибо, если вы перестанете марать бумагу в промышленных масштабах и обзаведетесь достаточным количеством жестких дисков для хранения информации. Электронный документооборот - это не только важный шаг в развитии бизнеса, но и неоценимый вклад в сохранность окружающей среды. Помните, на производство 60 кг бумаги под пилу уходит одно взрослое дерево.

Помните о минусах

Защищайте информацию.

Вопрос утечки информации, пожалуй, самый острый и актуальный. Серверы огромных корпораций, кампаний и даже спецслужб, несмотря на многоуровневую защиту и кодировку, регулярно взламываются "компьютерными гениями".