Позитивные советы и консультации
Сам себе Хоттабыч
Как не выбиться из рабочего графика во время командировки

Кто любит командировки – поднимите руки. Один, два, три... Любителей деловых поездок, оказывается, не так много. Часто командировка, которая «живет» в нашем воображении и к которой мы готовимся заранее, пытаясь все предусмотреть, на деле оказывается более изматывающей, менее результативной и не соответствует нашим ожиданиям.

Безусловно, командировка – это на любителя. Для одних это фактически образ жизни, для других – стресс, постоянное напряжение, двойная нагрузка, проверка на выживание, особенно для неопытных и для тех, кто в командировках бывает редко.

По сути командировка сродни авралу. Во время деловой поездки мы вынуждены помимо задач самой командировки выполнять нашу повседневную офисную работу, т.е. работать в 2 раза эффективнее и на более высоких скоростях, быстро адаптироваться к неожиданным обстоятельствам, принимать решения подчас в очень нервной обстановке, находить общий язык с незнакомыми людьми, не говоря уже о разнице во времени, из-за которой организм уже получает дополнительный стресс.

Деловая поездка может стать невольной причиной того, что по приезде домой ваш электронный ящик обрушивается под лавиной писем, важный проект «завис» и не сдан в срок, а у вас уже нет времени, чтобы перевести дух и спокойно, без нервов, вернуться в свой нормальный рабочий ритм.

Вот тут и вспоминаешь добрейшего старика Хоттабыча с его волшебной бородой. Так хочется «натохтибидохтить», чтобы быстро долететь на ковре-самолете до пункта назначения, везде и все успеть, достичь целей поездки, а по возвращении не впасть в депрессию от навалившейся горы срочных дел, звонков, совещаний и отчетов.

Тем, у кого обширный опыт «дорожной» работы, это вполне удается. Ведь они умудряются поддерживать рабочий режим и в такси, и в аэропорту, и в гостинице, а по возвращении взять 1-2 дня передышки без ущерба для работы и с пользой для себя. Эдакие сами себе Хоттабычи, которые знают, как достичь большего с наименьшими усилиями.

На самом деле, здесь нет ничего сверхсекретного. Для достижения успеха необходимо все то же грамотное планирование, предварительная подготовка, поддержание «дорожного» рабочего ритма и использование «умных» технических помощников, которые обеспечивают эффективное функционирование вашего личного мобильного офиса. В результате вы и ваша работа не будете зависеть от местонахождения, вы сможете оставаться на связи и продолжать работу в любое время и в любых условиях.

Последние комментарии к совету
Объявления

Похожие советы
Архив новостей по теме

Советов: Новостей: / По теме:Похожих советов
Помощь рядом
Памятка

Возьмите с собой нужную технику

Лэптоп

Сегодня ноутбук/планшет в компании с мобильным телефоном или смартфоном – наши неотъемлемые спутники в деловых поездках. Они являются «хедлайнерами» нашего мобильного офиса и берут на себя основные командировочные работы: проведение презентаций, доступ в Интернет, работу с почтой и с документами, конференц-связь, общение по скайпу, обмен и обновление данных, оперативный поиск нужной информации по любому вопросу и пр. Без них мы буквально как без рук.

Перед отъездом зарядите ваш мобильный офис: ноутбук, телефон, планшет. Убедитесь, что все аккумуляторы максимально заряжены. В некоторых самолетах есть источники питания для подзарядки мобильных устройств. Если аккумулятор разрядился в полете, возможно, вам повезет и вы отыщете свой источник.

В аэропорту во время проверки багажа часто происходят кражи. Поэтому никогда не теряйте из виду ваш ноутбук.

Роутер Wi Fi

Это компактное беспроводное устройство поможет вам иметь доступ в интернет в любое время и в любом месте.

Вакуумные наушники

Это замечательное изобретение поможет не отвлекаться на шум и в то же время отвадит от вас желающих пообщаться с вами на досуге. К занятым людям реже пристают с вопросами.

Флешка (USB flash) и СD/DVD диски

Эти носители всегда должны быть у вас под рукой во время поездки. Во-первых, на отдельном диске полезно сделать резервную копию всех рабочих материалов, данных и результатов, полученных на встречах с партнерами, клиентами, коллегами. Во-вторых, по результатам встречи с клиентом может возникнуть необходимость предоставить ему дополнительные материалы – в этом случае оперативно запишите их на диск здесь же, на встрече.

Диктофон

Диктофон – очень удобный инструмент для быстрой записи мыслей, идей, заметок, полученных данных, цифр, планов во время поездки, когда неудобно стучать по клавишам ноутбука или записывать в блокнот от руки. Запись на диктофоне легко можно превратить в голосовое сообщение и позже отправить файлом адресату по электронной почте. Попробуйте, и вы оцените несомненную пользу этого устройства.

Подготовьте данные для работы

Создайте рабочую папку-органайзер

У вас с собой должна быть папка-органайзер вашей дорожной жизни. Наиболее удобный вариант – папка с отделениями, по которым вы сможете распределить все необходимое:

  • все требуемые рабочие материалы;
  • блокнот (или записную книжку);
  • распечатанный лист с адресами и телефонами гостиниц, офисов компаний-партнеров;
  • имена и телефоны всех, с кем вы планируете встречаться, а также телефоны людей, к которым вы сможете обратиться в случае форс-мажорных обстоятельств (например, потеря мобильного телефона, поломка ноутбука и т.п.).

В этой же папке можно хранить канцтовары, диски, основной запас визиток и складывать в нее все чеки (не храните их по карманам), которые по возвращении нужно сдать в бухгалтерию для отчета. Эту папку по возможности всегда носите с собой.

Не забудьте оставить копию с контактами и адресами гостиниц и всех тех, с кем вы планируете встречаться, вашему руководству или коллеге, а также вашим близким. Эта информация поможет им связаться с вами в случае непредвиденной ситуации (например, задержка самолета, изменение планов и пр).

Синхронизируйте данные

Синхронизация данных – это способ сохранить свои нервы и время. Представьте ситуацию: вы по ошибке принесли на конференцию доклад (на ноутбуке), который, как оказалось, вы читали на этой же конференции год назад. Что делать? Быстро решить ситуацию или вообще ее избежать поможет синхронизация.

Синхронизация данных – это процесс, который связывает два устройства в любое время и в любом месте, даже в разных точках земного шара (например, ваш ноутбук на конференции с вашим офисным компьютером), через Интернет и IP-адрес удаленного устройства. Синхронизация позволяет вам безопасно и в любой момент получать доступ к данным вашего удаленного компьютера, изменять их, обновлять, сохранять, пересылать, работать с рабочей почтой. Одним словом, она дает вам доступ к удаленному компьютеру и возможность работать непосредственно на нем (со всеми данными, которые на нем хранятся). Все, что вам нужно, – знать его IP-адрес и иметь доступ в интернет.

Заранее, до отъезда, установите на ваши мобильные устройства и на офисный компьютер программу синхронизации данных (их в большом количестве можно найти в Интернете) и потренируйтесь, убедитесь, что все работает нормально и удаленный доступ вам гарантирован.

Защитите данные

Как показывает статистика, риск воровства и потери ноутбука существенно выше именно в поездках. Поэтому установите в ноутбуке программу защиты данных либо пароль для входа в компьютер. Это не будет лишней мерой предосторожности.

Обеспечьте себе мобильный офис

Установите на ваш мобильный телефон/смартфон/планшет/ноутбук (зависит от того, чем вы планируете пользоваться в поездке) специальные мобильные офисные программы:

  • органайзер для работы с календарем и планирования задач;
  • приложения для работы с документами, презентациями, почтой;
  • приложения для просмотра фото и иллюстраций;
  • программы для оперативного обмена данными;
  • утилиты для создания путевых заметок и т.д.

Одним словом, в поездке мобильный офис должен быть всегда под рукой.

Сегодня практически каждая компания-разработчик компьютерных программ предлагает специальные офисные приложения для мобильных устройств, которые обеспечивают нам комфортную и оперативную дистанционную работу в любой момент и в любой точке земного шара. Обычно эти программы имеют приставку Mobile, как, например, у компании Microsoft программа Microsoft Office Mobile, которая выполняет все функции стационарных офисных приложений, но адаптированные специально для условий дистанционной работы.

Планируйте свое время

Соблюдайте принцип «Делу – время»

Используйте таймер. Установите его на полчаса и используйте это время только для работы. Не отвлекайтесь на почту, звонки, Интернет, Facebook и пр. Все внимание – только работе. Такой подход помогает сохранять концентрацию в любом месте, где бы вы ни находились (в аэропорту, в поезде, самолете, в кафе).

Чередуйте работу и отдых

Попробуйте использовать следующий подход: 25 минут работайте, 5 минут отдыхайте. Потом снова 25 минут работы и 5 минут отдыха. Можно сделать четыре 25-минутные рабочие сессии и после четвертой сделать часовой перерыв. И так далее. Этот подход помогает лучше фокусироваться на работе, избежать снижения концентрации и быстрого появления усталости.

О том, как лучше применять такой принцип в работе, вы прочтете в материале «Сказка о потерянном времени».

Сохранять рабочий настрой помогает совмещение приятного с полезным. Во время перерывов можно что-то посмотреть или почитать в Интернете, чтобы переключить внимание и дать мозгам отдых. Это необязательно должно быть связано с работой, но должно улучшать настроение, приносить позитивные эмоции и, соответственно, положительно влиять на рабочий процесс.

Соблюдайте правило трех задач

Хотите сохранять эффективность в пути – возьмите за правило выполнять в дороге три важные, приоритетные задачи, не больше, но и не меньше. Определите их, расставьте в нужном порядке и действуйте. Чат, социальные сети, почта, новости – все это подождет, пока вы не выполните эти три главные задачи.

Имейте под рукой задания «на черный час»

«Черный час» может наступить, если неожиданно и непредвиденно не будет связи с Интернетом, что в поездках все-таки случается. Поэтому в вашем ноутбуке всегда должны быть документы и материалы, с которыми вы можете работать автономно, без доступа во «всемирную паутину».

Максимально используйте имеющееся время

Планируйте виды задач в зависимости от вашего местонахождения

Это очень удобно – понимать, где и какую «дорожную» работу удобнее всего выполнять. Например, в машине – сделать аудио-заметки на диктофон, в аэропорту – проверить почту и ответить на срочные письма, в самолете – поработать с документами, в очереди – свериться со своим календарем и сделать срочные звонки, в офисе клиента – скачать файлы, еще раз посмотреть презентацию, оперативно внести замечания, новые данные, изменения в документы и т.п.

Рутинную работу, не требующую креативности, можно легко выполнять в людных местах. Если же задача требует вашей максимальной вовлеченности и концентрации, оставьте ее для более комфортной обстановки, где вас никто и ничто не будет отвлекать и беспокоить.

Чередуйте занятия

Бывает, что вылеты задерживаются по разным причинам и тогда приходится «жить» в зале ожидания по 5-7 часов. C пользой скоротать время, случайно не уснуть и не пропустить долгожданный рейс помогают чередуемые виды деятельности: аудиокниги, работа на ноутбуке, интернет-серфинг (например, можно почитать о стране, в которую вы летите, о ее традициях и особенностях, о компаниях и людях, с которыми вам предстоит встретиться), работа с почтой, общение по скайпу, просмотр видео и т.д. Хорошо все, что удобно и полезно лично вам. Главное, постарайтесь не уснуть.

Учитесь на ходу

Возьмите с собой аудиокнигу или обычную книгу по профессиональной тематике, чтобы прочитать ее за время командировки и обогатить свой багаж знаний новой полезной информацией. Аудиокурс иностранного языка, менеджмента, маркетинга, рекламы – в дороге хорошо учиться всему, на что обычно не хватает времени, но очень востребовано и актуально.

Поработайте с документами

Возьмите с собой их печатную версию на случай, если устанете от ноутбука или он устанет от вас.

Обязательно заранее подготовьте все документы и материалы, которые будут необходимы вам в поездке. Эффективность вашей командировки во многом будет зависеть и от того, насколько тщательно вы подготовили все бумаги и ничего не забыли из материалов.

Если вам предстоит долгий перелет с пересадками, аккумулятор ноутбука может не «дожить» до подзарядки, хотя все разработчики обычно гарантируют минимум 8 часов его работы. Как показывает практика, в нужный момент техника может подвести, а розетки, как назло, рядом не окажется. Поэтому если вы планируете в пути поработать с важными документами, докладом или презентацией, печатный вариант может оказаться как нельзя кстати. Пусть ваш ноутбук отдохнет, а вы изучите, дочитаете и внесете пометки в распечатанную версию.

Учитывайте разницу во времени

Большая разница во времени может «съесть» несколько рабочих часов либо, наоборот, подарить вам лишние. Учитывайте это при планировании вашей деловой программы.

Например, если несколько часов времени ушли в минус, то проведите одну из встреч во время делового завтрака. Это поможет вам догнать время. Если же вы получили дополнительные рабочие часы, договоритесь еще об одной полезной встрече, которая сначала не была в списке ваших приоритетов.

Не забывайте о текущих задачах

Проверяйте почту

Во время командировки старайтесь регулярно (2-3 раза в день) проверять почту и отвечать на наиболее срочные и важные письма. Обязательно синхронизируйте почту с вашим офисным компьютером. Это поможет вам избежать почтового аврала по возвращении из поездки.

Делегируйте

Если не хотите после возвращения из командировки попасть в аврал, делегируйте часть задач вашим коллегам. Пусть работа не стоит на месте. Позаботьтесь об этом накануне отъезда, а не после него. Посвятите коллегу подробно в детали вашего проекта, оставьте все необходимые контакты и расскажите ему о том, что по графику должно быть сделано во время вашего отсутствия, а что вы можете сделать сами после своего возвращения. Поддерживайте постоянную связь с вашими коллегами, чтобы держать руку на пульсе.

Поблагодарите за встречу и помощь

По возвращении из командировки не забудьте поблагодарить всех сотрудников, клиентов и партнеров, с которыми вы вместе работали, решали задачи, проводили встречи, выслать им все обещанные документы и материалы. Сделать это нужно обязательно в течение недели после возвращения.

Самое читаемое за неделю
  
   
 
 
 
  
 
   
 
  
  

АвторизацияÎ

Ошибка авторизации
Ошибка обработки запроса
Аккаунт заблокирован

АвторизацияÎ

Забыли логин или пароль?
Логин:
Пароль:
Войти
Ошибка: Необходимо ввести логин и пароль.

Восстановление пароляÎ

Если вы указывали почтовый адрес, то у вас есть возможность восстановить свой аккаунт, в любом другом случае восстановление невозможно
E-Mail:Восстановить
Укажите e-mail!
Ошибка получения результата
Ошибка интерпретации результата запроса
Данный e-mail в базе не зарегистрирован
Неправильный e-mail адрес
Слишком мало времени прошло с момента последней попытки
На указанный вами e-mail выслано письмо со ссылкой для активации смены пароля

ВыходÎ

Вы действительно хотите завершить работу с сайтом?

ДаНет

РегистрацияÎ

Ваше имя на сайте:\
Логин:\
Пароль:\
Повтор пароля:
Необязательные параметры
E-Mail:
Будет использоваться для восстановления
пароля, подтверждений и уведомлений
\
Зарегистрировать
Ошибка интерпретации результата запроса
Заполните все обязательные поля формы регистрации
Выбранное вами имя уже используется
Логин который вы указали уже занят
Недопустимый символ в имени
Введино слишком много символов
Указанный вами e-mail уже используется
Неправильно указан e-mail
E-mail адреса этого почтового сервера недопустимы
Введенные вами пароли не совпадают
Ошибка получения результата
На указанный вами e-mail выслано письмо со ссылкой для его подтверждения

ИзбранноеÎ

Ошибка загрузки списка избранного

КабинетÎ

Параметры регистрации
Дата регистрации:
Ваше имя на сайте:
E-Mail: ó
Адрес не подтвержден. Выслать повторное подтверждение
Новый адрес:
Изменить
Изменить параметры авторизации
Новый логин:
Новый пароль:
Повтор пароля:
Изменить
Бесплатные услуги
Ваши объявления: Новое объявление...
Черновики:
Ожидают проверки:
Публикуемые:
Ранее опубликованные:
Заблокированные:
Не прошли проверку:
Что-то не так:

Новое объявление...
Платные услуги
Продвижение объявлений:
Ваши баннеры: Новый баннер...
Ожидают подтверждения:
Ожидают проверки:
Публикуемые:
Ранее опубликованные:
Заблокированные:
Не прошли проверку:
Что-то не так:

Новый баннер...
Виджеты для вашего сайта:
Разместить виджет | Продлить использование
Домен:
Срок продления:
Продлить
Указанные вами домены:
Баланс DHM (1р = 1 DHM): | Пополнить

Последние операции

Пополнение баланса

Способ оплаты: Online | Выписать счет
Сумма: (не менее 100 руб.)
Оплатить Online
Сумма: (не менее 1000 руб.)
Название организации:

Банковские реквизиты и телефон:
Выписать счет
Ваши сайты
Создано сайтов: ...
Работающие:
Заблокированные:

Создать
Статистика
Всего дополнений:
Опубликовано дополнений:
Записей в избранном:
Оформлено подписок:
Подписка на советы:
Подписка на новости
Подписка на объявления

Ошибка:Неизвестная ошибка

Ошибка:Неизвестная ошибка

Ошибка:Нечего изменять

Ошибка:Паорль не совпадает

На указанный вами e-mail выслано письмо со ссылкой для его подтверждения

Параметры авторизации изменены

Ввод пароляÎ

Введите пароль:
Ok
Точно хотите отписаться? | Нет
Точно хотите удалить? | Нет

Поиск по комбинации темÎ

Отметьте нужные темы и нажмите:
НАЙТИ
Открыть/закрыть всё | Сбросить выбор

Ссылка "Что поможет"Î

Тема ссылки:
...
Стоимость:
...
Описание ссылки: Сcылка:
Запрос данных...

Выбор темÎ

Отметьте нужные пункты и нажмите "Ок"

Объявление aaaÎ

Коротко об услуге:
(Например: Услуги юриста, Репетитор и т.п.)
Контактное лицо:
(Например: Дядя Вася, Виктор Петрович и т.п.)
Телефон:
(Например: (495)100-12-34 доб. 56)
Стоимость:
(Например: 1000 руб., По договоренности и т.п.)
E-Mail:
В объявлении видно не будет
Подробности:
Опишите об услуге подробнее
Целевой регион:
(Например: Центральный федеральный округ)
Категория:
  Время актуальности:
Баланс DHM: 0 Резерв: 0 Доступно для операций: 0

Доступные способы продвижения

Выделение(Выделить)
Обрабатывается запрос...
Запрос данных...

Баннер Î

Место размещения:

Стоимость:
Файл изображения:
(Размер файла не должен превышать 100 килобайт)
Ссылка баннера:
(Начинайте свою ссылку с указания протокола. Например: http:// )
Целевой регион:
(Например: Москва, RU, Центральный федеральный округ)
Категория:
 
Опубликовать Удалить Вы действительно хотите удалить этот баннер? Да | Нет
Запрос данных...
© 2012 "Daily-Help" Все права защищены. 16+ Баннеры | О Daily-Help | Контакты å ä æ ì ñ
Î
Телефон службы поддержки: | +7 (499) 649-25-59
Skype: ï daily-help.com

Для доступа к службе поддержки, после приглашения
информатора введите 0*1000#


E-Mail: 8 help@daily-help.com